Datenschutz bei deiner Bewerbung

1.Wer verantwortlich ist

Kettner Edelmetalle KG Schönbühlstraße 9 78052 Villingen-Schwenningen Telefon +49 7930 2699 E-Mail info@kettner-edelmetalle.de HRA 709740, Amtsgericht Freiburg i. Br.

Fragen zum Datenschutz schickst du direkt an datenschutz@kettner-edelmetalle.de.

2.Welche Daten wir verarbeiten

• Deine Angaben aus dem Formular: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl und Ort, deine Antworten auf die Fragen zur Stelle (zum Beispiel frühester Starttermin oder Gehaltswunsch) und deine Nachricht an uns.
• Deine Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und weitere Dokumente, die du hochlädst. Ein Foto ist freiwillig.
• Was im Bewerbungsverfahren entsteht: Notizen und Bewertungen unseres Teams, Gesprächsnotizen, Termine, das Ergebnis der KI-gestützten Vorprüfung (Abschnitt 4), bei einem Gespräch auf Wunsch das Ergebnis eines Persönlichkeitstests, das Feedback zu einem Schnuppertag und unsere Kommunikation mit dir.
• Technische Daten: Zeitpunkt der Bewerbung, über welchen Weg du zu uns gekommen bist (zum Beispiel über ein Jobportal) und deine IP-Adresse für den Schutz vor Spam und Missbrauch.

Bitte schick uns keine Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft, politischer Meinung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Die brauchen wir für deine Bewerbung nicht.

3.Wofür wir die Daten nutzen und auf welcher Grundlage

• Deine Bewerbung prüfen und das Verfahren durchführen (Kontakt, Gespräche, Schnuppertag, Entscheidung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil es um die Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses geht.
• Talentpool: Wenn du zustimmst, nehmen wir dich für 12 Monate in unseren Talentpool auf und melden uns bei passenden Stellen. Grundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Nachrichten per WhatsApp: nur wenn du zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sonst bekommst du alles per E-Mail.
• Persönlichkeitstest im Gespräch: freiwillig, nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wer nicht mitmacht, hat dadurch keinen Nachteil.
• Schutz vor Spam und Missbrauch, IT-Sicherheit und die Abwehr von Rechtsansprüchen: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wenn wir dich einstellen, übernehmen wir die nötigen Daten in deine Personalakte.

4.KI im Bewerbungsprozess

• Wir nutzen eine KI-gestützte Vorprüfung. Sie liest deine Unterlagen und Antworten und gleicht sie mit den Anforderungen der Stelle ab. Daraus entstehen eine Zusammenfassung und Hinweise für unser Team, zum Beispiel worüber wir im Gespräch sprechen sollten.
• Die KI entscheidet nichts. Ob wir dich einladen oder absagen, entscheidet immer ein Mensch aus unserem Team. Es gibt keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
• Die KI bekommt dein Foto nicht. Wir werten weder Gesichter noch Stimmungen oder Gefühle aus.
• Die KI läuft bei einem Dienstleister mit Rechenzentrum in der Europäischen Union. Deine Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
• Du kannst verlangen, dass ein Mensch die KI-Einschätzung zu deiner Bewerbung überprüft, und uns deinen Standpunkt dazu sagen. Schreib dazu an datenschutz@kettner-edelmetalle.de.

5.Woher deine Daten kommen

• In der Regel von dir selbst: über das Formular, per E-Mail oder am Telefon.
• Wenn du dich über ein Jobportal bewirbst, übermittelt uns das Portal deine Bewerbung.
• Wenn du dich vor dem Start dieser Seite über unser früheres Bewerbungssystem beworben hast, haben wir deine Bewerbung in unser eigenes System übernommen. Für sie gilt dasselbe wie für jede neue Bewerbung.
• Wenn dich jemand aus unserem Team empfohlen hat, speichern wir, wer dich empfohlen hat.
• Bei Führungspositionen prüfen wir im Einzelfall öffentlich zugängliche berufliche Angaben, etwa LinkedIn, Handelsregister und Presse.

6.Wenn wir dich aktiv ansprechen (Active Sourcing)

• Woher die Daten kommen: Deinen Namen, den Link zu deinem öffentlichen Berufsprofil (zum Beispiel LinkedIn oder XING) und berufliche Kontaktdaten, die du dort selbst veröffentlichst. Wir lesen Profile nicht automatisch aus, jede Person erfasst ein Mitarbeiter einzeln.
• Wofür und auf welcher Grundlage: Wir möchten dich auf eine passende Stelle bei Kettner Edelmetalle ansprechen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, gute Mitarbeiter zu gewinnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Darüber informieren wir dich spätestens mit unserer ersten Nachricht, sonst innert eines Monats (Art. 14 DSGVO).
• Wie lange: Antwortest du nicht, löschen wir deine Angaben spätestens 6 Monate nach der ersten Ansprache. Bewirbst du dich, gilt alles, was hier zu Bewerbungen steht.
• Kein Interesse? Eine kurze Nachricht reicht. Dann löschen wir deine Angaben und behalten nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert deines Profil-Links, damit dich niemand von uns erneut anspricht.
• Wir schicken nie automatisch Nachrichten. Wir schreiben dich persönlich über das Netzwerk an, auf dem wir dich gefunden haben.

7.Wer deine Daten sieht

• Bei Kettner: nur die Personen, die an der Besetzung der Stelle beteiligt sind, also das Recruiting, die zuständige Führungskraft und die Geschäftsführung. Wer was sieht, regeln feste Berechtigungen.
• Dienstleister in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, an unsere Weisungen gebunden): Server und Hosting, verschlüsselte Ablage deiner Unterlagen, der Versand unserer E-Mails, unsere Bürosoftware für E-Mails, Kalender und Videogespräche, der KI-Dienst aus Abschnitt 4 und der Schutz des Formulars vor Bots. WhatsApp nutzen wir nur, wenn du zustimmst.
• Sitzt ein Dienstleister ausserhalb der EU, übermitteln wir nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (zum Beispiel des EU-US Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der EU.
• Für einen Schnuppertag melden wir dich mit deinem Namen bei unserem Empfang an.
• Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht für Werbung an andere weiter.

8.Wie lange wir deine Daten behalten

• Nach Abschluss des Verfahrens: Wir speichern deine Bewerbungsdaten weiter, damit wir dich bei passenden Stellen wieder ansprechen können. Du kannst der Speicherung jederzeit widersprechen und die Löschung verlangen. Dann löschen wir deine Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Talentpool: 12 Monate ab deiner Zustimmung. 30 Tage vor Ablauf fragen wir dich, ob du drinbleiben willst. Ohne Antwort nehmen wir dich aus dem Talentpool.
• Wenn wir dich einstellen: Die nötigen Daten wandern in deine Personalakte, dort gelten eigene Fristen.
• Ausnahme: Läuft ein Rechtsstreit, behalten wir die nötigen Daten bis zu seinem Ende.
• Nach der Löschung bleibt höchstens eine Statistik ohne Bezug zu dir, zum Beispiel wie viele Bewerbungen eine Stelle hatte.

9.So schützen wir deine Daten

Deine Unterlagen speichern wir verschlüsselt. Wir nehmen nur PDFs und Bilder an und prüfen jede Datei auf versteckte Inhalte wie Skripte. Zugriff hat nur, wer dafür freigeschaltet ist. Die Links zu deiner Statusseite und zur Terminbuchung sind persönlich und laufen ab.

10.Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Du kannst der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Am schnellsten geht es über deine Statusseite: Dort kannst du deine Bewerbung zurückziehen und die Löschung deiner Daten beantragen. Oder du schreibst an datenschutz@kettner-edelmetalle.de.

Du kannst dich ausserdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstrasse 20, 70173 Stuttgart.

11.Musst du uns Daten geben?

Nein. Ohne deine Kontaktdaten und Angaben zu deiner Erfahrung können wir deine Bewerbung aber nicht prüfen. Foto und Anschreiben sind freiwillig.

12.Cookies und Messung auf der Karriereseite

Für die Karriereseite gilt die Datenschutzerklärung unserer Website. Messwerkzeuge und eingebettete Videos laden erst nach deiner Einwilligung.